Procédure de qualification

 

Pour effectuer une première demande de qualification auprès de l'OPQIBI, un prestataire d'ingénierie doit se procurer un dossier Postulant, qu'il remplira ensuite en ligne sur l'Extranet OPQIBI

En fonction de la date du dépôt et de la complétude d’un dossier mais également du nombre de dossiers reçus, il faut compter un délai moyen de 3 à 6 mois jusqu’à la notification de la décision.

Les dossiers sont traités par ordre chronologique d’arrivée.

La procédure pour une première demande de qualification est la suivante :

 

1 - Dépôt du dossier de demande de qualification (dossier postulant) sur l'Extranet OPQIBI

Une fois le dossier dûment rempli et validé sur l'Extranet OPQIBI, le postulant doit :

  • télécharger les pièces justificatives nécessaires sur la plate-forme OPQIBI dédiée,
  • régler les frais d'instruction,
  • adresser la lettre d'engagement (lettre de demande) à l'OPQIBI (par mail ou courrier) Cette lettre contient notamment les qualifications demandées, la déclaration du Postulant qu’il a bien pris connaissance des textes de référence de l’OPQIBI et son engagement à respecter le code de conduite des qualifiés OPQIBI

A la réception de la lettre d’engagement, un accusé de réception lui est adressé.

2 - Etude de recevabilité

L'étude de recevabilité par le secrétariat général a pour objectif de :

  • vérifier que le dossier est dûment rempli et complet
  • contrôler, au regard des éléments administratifs, juridiques et financiers fournis, si la structure est pérenne et capable de contracter.
  • procéder à des "sondages" auprès des donneurs d'ordre de la structure postulante. Ces sondages portent sur les conditions de réalisation des références présentées dans le dossier Postulant.

3 - Inscription du dossier à une session de comité

Lorsque le dossier est complet, une lettre de recevabilité est envoyée  au Postulant, qui précise le numéro de dossier attribué et la date de session du/des comités de qualification qui statuera (ont) sur la demande, ainsi qu'une facture relative aux frais d'instruction.

Il y a 5 sessions de comités de qualification par an. Pour connaître les dates de ces sessions, cliquer ICI.

4 - Instruction du dossier

Une fois la recevabilité prononcée, un/plusieurs instructeur(s) issu(s) du/des comité(s) de qualification compétent(s) est/sont désigné(s) par le secrétariat général, sous couvert du Président de chaque comité, pour analyser le dossier de demande.

L'instructeur confronte les informations fournies aux critères d'attribution, définis par l'OPQIBI et relatifs à l'identificationaux moyens et aux références du postulant.

Il tient également compte des résultats des sondages auprès des donneurs d’ordre réalisés lors de l’étude de recevabilité.

En cas de doute, l'instructeur peut formuler auprès de la structure postulante une demande de renseignements complémentaires (DRC). Si le doute de l'instructeur persiste, il peut proposer, en accord avec son comité de qualification, un audit.

Pour les qualifications relevant du dispositif « RGE Etudes », un instructeur analyse une ou plusieurs références sur la base de tableaux de points de contrôle élaborés par l’ADEME.

5 - Demande de renseignements complémentaires

La Demande de renseignements complémentaires (DRC) porte sur les documents fournis dans le dossier (CV des collaborateurs, attestations de référence, contrats,...).

6 - Audit (1)

Un audit peut  être effectué en accord avec le Postulant qui doit en accepter les conditions et la date.
    Selon le point à éclaircir, il peut s'exercer soit :

  •  dans les locaux de la structure (siège ou établissement),
  •  sur le site (d'une référence par exemple).

L'audit donne lieu à un rapport d'audit.

7 - Rapport d'instruction

L'instructeur établit un rapport d'instruction destiné aux membres de son comité de qualification. Ce rapport doit correspondre à son intime conviction. Il est circonstancié, précis et clair (positif ou négatif).

8 - Etude du rapport d'instruction

L'étude du rapport d'instruction, par les membres du comité de qualification compétent, s'effectue au regard des critères d'attribution de l'OPQIBI relatifs à l'identification, aux moyens et aux références de la structure postulante.

En cas de doute, le comité peut, avant de rendre sa décision, diligenter un audit (même si des interviews ou des rencontres ont déjà été opérées par l'instructeur). Il désigne alors un auditeur.

9 - Audit (2)

(cf. point 6)

10 - Décision

 Les membres du comité de qualification délibèrent (l'instructeur ne prend pas part au vote) et décident ou non d'accorder la ou les qualification(s) demandée(s)

  • En cas de décision positive, délivrance :
    • d'une qualification (une qualification est attribuée pour 4 ans sous réserve de trois contrôles annuels)
    • et/ou d'une qualification probatoire (une qualification probatoire est attribuée pour un an renouvelable au plus 1 fois).
  • En cas de décision négative, l’OPQIBI en notifie les raisons auprès du postulant.

11 - Recours

En cas de refus de qualification, un Postulant dispose d’un délai de 2 mois pour déposer une demande de recours. Un recours donne lieu à une nouvelle instruction ou à une décision de la commission supérieure.

12 - Délivrance du Certificat

Une fois connue la décision favorable du/des comité(s) de qualification, le secrétariat général établit le certificat, en contrôle le contenu et adresse au postulant une lettre de notification appelant le montant des frais d'utilisation de la marque OPQIBI dus à l'organisme.

Le certificat comporte notamment :

  • Un numéro de certificat
  • La date et la durée de validité du certificat (1 an)
  • La carte d'identité du qualifié
  • Les qualifications ou qualifications probatoires attribuées avec leur échéance.

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