Procédure de qualification

Pour effectuer une première demande de qualification auprès de l'OPQIBI, un prestataire d'ingénierie doit se procurer un dossier Postulant, qu'il remplira ensuite en ligne sur l'Extranet OPQIBI

La procédure pour une première demande de qualification est la suivante :

1 - Dépôt du dossier de demande de qualification (dossier postulant) sur l'Extranet OPQIBI

Une fois le dossier dûment rempli et validé sur l'Extranet OPQIBI, le postulant doit :

• télécharger les pièces justificatives nécessaires sur la plate-forme OPQIBI dédiée,
• régler les frais d'instruction,
• adresser la lettre d'engagement (lettre de demande) à l'OPQIBI (par mail ou courrier)

Un accusé de réception lui est ensuite adressé.

2 - Etude de recevabilité

L'étude de recevabilité par le secrétariat général a pour objectif :

• de vérifier que le dossier est dûment rempli et complété et notamment que le postulant a bien énoncé de manière exhaustive les qualifications qu'il souhaite demander et s'est engagé à respecter le code de déontologie de l'OPQIBI,
• de contrôler, au regard des éléments administratifs, juridiques et financiers fournis, si la structure est pérenne et capable de contracter.

3 - Enregistrement du dossier

Une lettre de recevabilité est alors envoyée  au Postulant, qui précise le numéro de dossier attribué et la date de session du/des comités de qualification qui instruira(ont) la demande, ainsi qu'une facture du montant des frais d'instruction.

4 - Instruction du dossier

Un/plusieurs instructeur(s) issu(s) du/des comité(s) de qualification compétent(s) est/sont désigné(s) par le secrétariat général, sous couvert du Président de chaque comité, pour analyser le dossier de demande.

L'instructeur confronte les informations fournies aux critères d'attribution, définis par l'OPQIBI et relatifs à l'identification, aux moyens et aux références du postulant.

En cas de doute, l'instructeur peut formuler auprès de la structure postulante une demande de renseignements complémentaires (DRC). Si le doute de l'instructeur persiste, il peut proposer, en accord avec son comité de qualification, un audit.

Dans le cadre de l'instruction, il est procédé à des "sondages" auprès des donneurs d'ordre de la structure postulante. Ces sondages portent sur les conditions de réalisation de missions citées comme références.

5 - Demande de renseignements complémentaires

La Demande de renseignements complémentaires (DRC) porte sur les documents fournis dans le dossier (CV des collaborateurs, attestations de référence, contrats,...).

6 - Audit (1)

L'audit est effectué en accord avec le Postulant qui doit en accepter les conditions et la date.
Selon le point à éclaircir, il peut s'exercer soit :

• dans les locaux de la structure (siège ou établissement),
• sur le site (d'une référence par exemple).

L'audit donne lieu à un rapport d'audit.

7 - Rapport d'instruction

L'instructeur établit un rapport d'instruction destiné aux membres de son comité de qualification. Ce rapport doit correspondre à son intime conviction. Il est circonstancié et clair (positif ou négatif).

8 - Etude du rapport d'instruction

L'étude du rapport d'instruction, par les membres du comité de qualification compétent, s'effectue au regard des critères d'attribution de l'OPQIBI relatifs à l'identification, aux moyens et aux références de la structure postulante.

En cas de doute, le comité peut, avant de rendre sa décision, diligenter un audit (même si des interviews ou des rencontres ont déjà été opérées par l'instructeur). Il désigne alors un auditeur.

9 - Audit (2)

(cf. point 6)

10 - Décision d'Attribution

 Les membres du comité de qualification délibèrent (l'instructeur ne prend pas part au vote) et décident ou non d'accorder la ou les qualification(s) demandée(s)

• En cas de décision positive, délivrance :
  • d'une qualification (une qualification est attribuée pour 4 ans sous réserve de trois contrôles annuels)
  • et/ou d'une qualification probatoire (une qualification probatoire est attribuée pour un an renouvelable au plus 1 fois).
• En cas de décision négative, le postulant peut formuler un recours.  

11 - Recours

Un recours donne lieu à une nouvelle instruction ou à une décision de la commission supérieure.

12 - Délivrance du Certificat

Une fois connue la décision favorable du/des comité(s) de qualification, le secrétariat général établit le certificat, en contrôle le contenu et adresse au postulant une lettre de notification appelant le montant des frais d'utilisation de la marque OPQIBI dus à l'organisme.

Le certificat comporte notamment :

• Un numéro de certificat
• La date et la durée de validité du certificat (1 an)
• La carte d'identité du qualifié
• Les qualifications ou qualifications probatoires attribuées avec leur échéance.